МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 26 февраля 2002 г. N 567
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В
соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 24.03.2000
N 258 "Об утверждении Положения о Министерстве образования Российской
Федерации" и от 12.10.2000 N 774 "О внесении изменений и дополнений в
Положение о Министерстве образования Российской Федерации" и Приказом Росархива от 29.06.1992 N 151 (зарегистрировано в Минюсте
России 28.07.1992 N 19) приказываю:
1. Утвердить
прилагаемое Положение о центральном архиве Министерства образования Российской
Федерации, согласованное с Федеральной архивной службой России.
2. Считать
утратившим силу Приказ Минобразования России от 13.05.1997 N 901.
Министр
В.М.ФИЛИППОВ
Утверждено
Приказом
Минобразования
России
от 26 февраля 2002
г. N 567
Согласовано
Заместитель
Руководителя
Федеральной
архивной
службы России
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие
положения
1.1. Документы
Министерства образования Российской Федерации (далее - Министерство), имеющие
историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое
значение, являются собственностью государства и подлежат хранению в
Государственном архиве Российской Федерации.
До передачи на
государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных
законодательными документами по архивному делу, хранятся в Министерстве.
1.2. Министерство
обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов,
образующихся в его деятельности, в соответствии с правилами, установленными
Федеральной архивной службой России, своевременную передачу документов на
государственное хранение.
Все работы,
связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов,
производятся силами и за счет Министерства.
За утрату и порчу
документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Министерства
несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Министерстве
для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных
делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета,
использования и подготовки к передаче в Государственный архив Российской
Федерации создается центральный архив.
1.4. Центральный
архив Минобразования России входит в состав Управления делами.
1.5. В своей работе
центральный архив руководствуется законодательством Российской Федерации,
распорядительными документами, правилами и другими нормативно - методическими
документами Министерства и настоящим Положением.
1.6. Положение о
центральном архиве утверждается приказом Министерства по согласованию с
Федеральной архивной службой России.
1.7. Центральный
архив работает по планам, утвержденным заместителем управляющего делами,
отчитывается перед ним о своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью центрального архива осуществляет
заместитель управляющего делами.
1.9. Организационно
- методическое руководство деятельностью центрального архива осуществляет
Федеральная архивная служба России и Государственный архив Российской
Федерации.
II. Состав документов
Центральный архив
хранит:
2.1. Законченные
делопроизводством документы постоянного хранения Министерства, имеющие
историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое
значение;
документы
временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической
деятельности Министерства;
документы по
личному составу.
2.2. Документы
постоянного хранения и по личному составу ликвидированных ведомств СССР и
РСФСР, правопреемником которых является Министерство образования Российской
Федерации.
2.3. Страховой фонд
особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, микрофотокопии и
другие копии документов, необходимые для практической работы Министерства.
2.4. Научно -
справочный аппарат к документам центрального архива.
III.
Основные задачи и функции
3.1. Основными
задачами центрального архива являются:
3.1.1.
Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего
Положения.
3.1.2. Учет,
обеспечение сохранности, создание научно - справочного аппарата, использование
документов, хранящихся в центральном архиве.
3.1.3. Подготовка и
своевременная передача документов центрального архива на государственное
хранение с соблюдением правил, установленных Федеральной архивной службой
России.
3.1.4.
Осуществление контроля за формированием дел в
делопроизводстве структурных подразделений аппарата Минобразования России.
3.1.5. Внедрение в
практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно - вычислительной техники.
3.2. В соответствии
с возложенными на него задачами центральный архив осуществляет следующие
функции:
3.2.1. Разрабатывает
и согласовывает с Государственным архивом Российской Федерации графики
представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии
Государственного архива Российской Федерации и передачи документов центрального
архива на государственное хранение.
3.2.2. В
соответствии с графиком, утвержденным руководством Министерства, принимает
документы структурных подразделений Министерства, оформленные в соответствии с
требованиями, установленными Федеральной архивной службой России, не позднее
чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
3.2.3. Осуществляет
учет и полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1
раза в 5 лет) организует проверку наличия дел.
3.2.4. Осуществляет
выявление и учет особо ценных дел и документов.
3.2.5. Составляет и
представляет не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством
сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение
Центральной экспертной комиссии Министерства и экспертно - проверочной комиссии
Государственного архива Российской Федерации.
3.2.6. Создает,
совершенствует и пополняет научно - справочный аппарат к хранящимся в
центральном архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его
преемственную связь с научно - справочным аппаратом Государственного архива
Российской Федерации.
3.2.7. Информирует
руководство и работников Минобразования России о составе и содержании
документов центрального архива, по поручению руководства Министерства
осуществляет выявление документов.
3.2.8. Выдает в
установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного и
научного использования.
3.2.9. Исполняет
запросы организаций и граждан по вопросам социально - правового характера, в
установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.
3.2.10. Ведет учет
использования документов, хранящихся в центральном архиве.
3.2.11. Проводит
экспертизу ценности документов, хранящихся в центральном архиве, представляет
на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Министерства описи на дела,
подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с
истечением сроков их хранения.
3.2.12. Оказывает
методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в
структурных подразделениях Министерства.
3.2.13. Оказывает
структурным подразделениям методическую помощь в составлении номенклатур дел,
контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и
хранение их в структурных подразделениях Министерства.
3.2.14. Участвует в
разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций,
положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве
Министерства.
3.2.15. Участвует в
проведении мероприятий по повышению квалификации работников
службы документационного обеспечения управлений Министерства.
3.2.16. Проводит
мероприятия (совещания, семинары и т.п.) по внедрению нормативно - методических
пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях
Министерства.
3.2.17. Ежегодно
представляет в Государственный архив Российской Федерации сведения о составе и
объеме документов по установленной форме.
IV. Права
Для выполнения
возложенных задач и функций центральный архив имеет право:
4.1. Представлять
руководству Министерства предложения к планам мероприятий по совершенствованию
архивного дела.
4.2. Контролировать
выполнение установленных правил работы с документами в структурных
подразделениях Министерства.
4.3. Запрашивать от
структурных подразделений сведения, необходимые для работы центрального
аппарата.
4.4. Рассматривать
и согласовывать нормативные документы по вопросам организации архивного дела в
Министерстве.
V. Штаты
5.1. Штаты
центрального архива утверждаются руководством Министерства с учетом обеспечения
выполнения всех возложенных на центральный архив задач и функций.
5.2. Центральный
архив возглавляет заведующий. Заведующий назначается и освобождается от
должности руководством Министерства.
VI.
Ответственность
6.1. Заведующий
несет ответственность за выполнение возложенных на центральный архив задач и
обязанностей.
6.2. Обязанности и
ответственность работников центрального архива Министерства определяются
должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.